LAVORO – Smart Working 2023: normativa e regole in vigore in Italia

Smart Working 2023: normativa e regole in
vigore in Italia

Dall’arrivo della pandemia, per bloccare il contagio da Covid-19, lo Smart
Working si è diffuso in Italia come una sorta di “misura d’emergenza”
che si è protratta fino a tutto il 2022
Il lavoro agile si è fatto largo nelle aziende italiane in modo molto convincente,
tanto che nel 2021 oltre 5 milioni di aziende in tutta Italia hanno applicato il
cosiddetto “modello misto” che prevede di andare in ufficio solo 2-3 giorni a
settimana.
Vediamo attualmente qual è lo stato dell’arte della normativa italiana sullo
Smart Working e quali sono le novità in arrivo su tale tema, destinato a
cambiare per sempre il mondo del lavoro in Italia.
SMART WORKING, COSA DICE LA LEGGE?
Ad oggi lo Smart Working in Italia, sia per il settore pubblico che per quello
privato, è disciplinato dalla Legge 22 maggio 2017, n.81. Si tratta di una
normativa molto lacunosa che il Governo vuole superare. Con l’emergenza da
Covid-19, tra il 2020 e il 2021, sono stati emanati decreti che hanno introdotto
nuove regole per il lavoro agile, sia nel settore pubblico che in quello privato.
Inoltre, sono stati anche firmati accordi nazionali sul protocollo di
funzionamento del lavoro agile sia per il settore pubblico che per quello
privato. Scopriamo insieme le novità.
SMART WORKING NEL SETTORE PRIVATO
Inserito come modalità di lavoro obbligatoria ove possibile nel Decreto
Cura Italia (Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18) a prescindere dagli
accordi normativi preesistenti, lo smart working nel settore privato è stato
prorogato più volte fino al 31 luglio 2021 (come da Decreto Legge 22 aprile
2021, n. 52). Poi, non più obbligatorio ma facilitato, nel corso del 2022,
l’accesso allo smart working nel settore privato è stato consentito in modalità
semplificata inizialmente fino al termine dello stato di emergenza nazionale,
ossia il 31 marzo 2022, poi allungato prima sino al 31 agosto 2022 dal
Decreto Riaperture e poi fino al 31 dicembre 2022 con il Decreto Aiuti Bis
convertito in Legge.
1) L’ACCORDO TRA DATORE DI LAVORO E LAVORATORE
La normativa in vigore sullo smart working (Legge 22 maggio 2017, n.81)
prevede che per adottare questa forma di lavoro agile sia necessario un
accordo scritto tra datore di lavoro e dipendente che stabilisca durata,
condizioni del recesso, modalità di esecuzione della prestazione, strumenti
tecnologici utilizzati, nel rispetto del diritto alla disconnessione per il
lavoratore. Per superare questo vincolo burocratico in fase di emergenza
pandemica è stata introdotta, per il solo settore privato, la procedura
semplificata per l’accesso al lavoro agile prorogata dal Decreto Aiuti Bis
convertito in Legge fino al 31 dicembre 2022, senza la stipula dell’accordo
scritto con il lavoratore e basata esclusivamente sulla modulistica (un
template per comunicare l’elenco dei lavoratori coinvolti) da inviare al
Ministero attraverso il Portale lavoro.gov.it accessibile da questo indirizzo.
Prima dell’emergenza, infatti, a dover essere inviato dall’azienda doveva
essere l’accordo con ciascun lavoratore.
2) LA COMUNICAZIONE SEMPLIFICATA
Dal 1° settembre, alcune facilitazioni sperimentate in pandemia sono già
diventane strutturali. Il Decreto Semplificazioni Fisco, infatti, ha riformulato
l’articolo 23 della Legge 22 maggio 2017 n. 81 e il precedente obbligo di
comunicazione dell’accordo individuale viene sostituito da una mera
comunicazione dei nominativi dei lavoratori e della data di inizio e di
cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile. Con il Decreto
ministeriale n.149 del 22 agosto 2022 il Ministero del Lavoro si è quindi
adeguato alle novità e ha fornito un nuovo modello di comunicazione da
inviare in via telematica (allegato al medesimo decreto). Per tutti i dettagli
sullo smart working con comunicazione semplificata operativo dal 1°
settembre 2022 vi consigliamo di leggere l’approfondimento dedicato.
3) PROTOCOLLO NAZIONALE SMART WORKING
Il 7 dicembre 2021 inoltre, è stato firmato il protocollo nazionale dello
Smart Working nel settore privato che prevede nuove tutele e accordi tra
lavoratori e datori di lavoro. Il protocollo siglato in accordo tra Ministero del
Lavoro e rappresentanze sindacali prevede, innanzitutto, che l’adesione allo
Smart Working avvenga su base volontaria ed è subordinata alla
sottoscrizione del citato accordo individuale, fermo restando il diritto di
recesso. Inoltre, l’eventuale rifiuto del lavoratore non comporta gli estremi del
licenziamento, né può essere oggetto di ammonizioni sul piano disciplinare.
Inoltre, il protocollo chiarisce che per avviare lo Smart Working nel privato
bisogna prevedere un accordo individuale scritto (con obbligo solo a partire
dal 1° gennaio 2023), tra datore di lavoro e lavoratore dove si chiariscono
termini, durata, modalità, luoghi, strumenti da usare e criteri per la formazione.
Vengono introdotte anche tutele per i lavoratori fragili, le donne, i disabili e per
la tutela del lavoratore. Per ulteriori informazioni sul protocollo nazionale dello
Smart Working nel settore privato vi consigliamo di leggere questo
approfondimento.
Si ricorda, poi, che lo Smart Working è rimasto un diritto per i lavoratori
fragili, disabili o immunodepressi fino al 30 giugno 2023, come vi
spieghiamo nel nostro approfondimento sulla proroga Smart Working per i
lavoratori fragili. Prorogato alla stessa data il diritto al lavoro agile, come
modalità ordinaria, anche per i dipendenti del settore privato con figli sotto i
14 anni, restando esclusi quelli del settore pubblico.
SMART WORKING NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Con l’emergenza da Covid-19, lo Smart Working è entrato a gamba tesa,
come unica modalità disponibile, anche nel settore pubblico con il Decreto
Legge 17 marzo 2020, n. 18 (articolo 87). Il Decreto Legge 30 Aprile 2021,
n. 56, poi, ha previsto il lavoro agile come modalità ordinaria inizialmente sino
al 31 dicembre 2021, poi anticipata al 15 ottobre 2021. Per maggiori
informazioni è possibile leggere questo approfondimento.
1) LE LINEE GUIDA
Intanto però, seppure il lavoro in presenza resta la prima scelta, il Ministero ha
anche pubblicato le linee guida per il contratto Smart Working PA, in modo
da dare un’indicazione alle amministrazioni su come organizzare i contratti di
lavoro agile. Le linee guida prevedono che l’adesione al lavoro agile abbia
natura consensuale e volontaria. Possono accedere allo Smart Working tutti
i lavoratori, a tempo pieno o parziale, indipendentemente dal fatto che siano
stati assunti con contratto a tempo indeterminato o determinato. Se volete
conoscere i dettagli sulle linee guida per il contratto Smart Working PA, vi
consigliamo di leggere questo articolo. In caso di dubbi o perplessità, è
anche possibile consultare le FAQ messa a disposizione dal Governo che
trovate in questa pagina.
2) IL PIANO ORGANIZZATIVO DEL LAVORO AGILE NELLA PA
Ricordiamo anche che le Pubbliche Amministrazioni devono adottare misure
per fissare obiettivi annuali per attuare strategie di lavoro agile e telelavoro. Il
cosiddetto “Piano organizzativo del lavoro agile” (POLA), infatti deve
essere adottato entro il 31 gennaio di ogni anno dalle Pubbliche
Amministrazioni. Ciò serve ad individuare le modalità attuative dello Smart
Working per le attività che possono essere svolte in questa forma per almeno
il 15% dei dipendenti, senza penalizzazioni sulla carriera e sulla
professionalità. Questa possibilità riguardava anche lo svolgimento per gli
esami di abilitazione dei consulenti del lavoro, degli esperti di
radioprotezione e dei medici autorizzati fino al 31 dicembre 2021, come
sancito dalla Legge del 26 febbraio 2021, n. 21. Il Decreto Milleproroghe
2022 ha poi prorogato questa possibilità fino al 31 marzo 2022.
SMART WORKING NEL PRIVATO: L’IPOTESI DEL MODELLO IBRIDO
La maggior parte delle aziende e le Pubbliche Amministrazioni in Italia hanno
anche preso in considerazione – e possono farlo grazie ai nuovi protocolli –
l’attuazione di modelli di lavoro ibrido. Parliamo della possibilità di fare la
metà del lavoro da remoto e l’altra metà, invece, in ufficio. Tra l’altro, secondo
un’indagine della Fim-Cisl, condotta nel 2021 di concerto con Adapt e
l’Università Cattolica, per il 45% degli oltre 4.800 lavoratori intervistati, lo
Smart Working viene ritenuto come un’opportunità positiva anche dopo la
pandemia. In particolare, il 58% dei lavoratori vorrebbe mantenere la
possibilità di lavorare da remoto almeno per 2-3 giorni alla settimana. Invece,
il 28% vorrebbe sempre lavorare in modalità Smart Working.
I PRIMI MODELLI IBRIDI IN ITALIA
Numerose grandi aziende in Italia hanno avviato dei modelli ibridi. In primis,
Vodafone ha sottoscritto un accordo che riguarda i suoi 6000 addetti italiani:
tale accordo prevede il lavoro agile per i dipendenti in un lasso di tempo che
va dal 60 all’80% del totale. Inoltre, vi è il caso UniCredit che ha previsto
almeno un giorno a settimana di lavoro agile per gli addetti agli sportelli e due
giorni a settimana invece, per gli amministrativi, in modo tale da avviare il
ritorno in ufficio in maniera graduale. Questa strada è stata seguita nel 2022
da molte altre imprese.
ORDINE DI PRIORITÁ PER LO SMART WORKING
A partire dal 13 agosto 2022, i datori di lavoro pubblici e privati che
stipulano accordi per l’esecuzione della prestazione di lavoro in smart working
sono tenuti a riconoscere delle priorità nell’accoglimento delle richieste
secondo quanto stabilito dal Decreto Conciliazione vita – lavoro di cui
parliamo in questo approfondimento. Si tratta di chi ha figli fino a 12 anni di
età e, senza alcun limite di età, nel caso di figli in condizioni di disabilità.
Inclusi anche i caregivers, ai sensi dell’articolo 1, comma 255, della Legge
27 dicembre 2017, n. 205.
SMART WORKING, GLI SCENARI NORMATIVI FUTURI
Qualcosa si muove in ambito politico – istituzionale dopo che per il settore
privato è stato raggiunto l’accordo con le parti sociali sul primo “Protocollo
Nazionale sul lavoro in modalità agile” e dopo che per il settore pubblico
sono state emanate le “Linee guida per il contratto di Smart Working nella
PA. Il Ministro del lavoro Andrea Orlando più volte ha specificato quanto sia
importante provare a costruire una cornice di accordo internazionale per
legiferare al meglio lo Smart Working in Italia e non solo. Infatti, attualmente
sono al vaglio del Parlamento diverse proposte di legge in tal senso, per
trovare una quadra normativa unitaria sul lavoro agile con specifiche tutele
come il “diritto alla disconnessione”, sia nel settore pubblico che privato.
Per adesso, in attesa dell’approvazione di una norma unitaria, i protocolli per il
settore pubblico e privato hanno iniziato a creare degli specifici accordi quadro
in cui rientrano tali tutele.
Infine, anche il Ministro per le politiche giovanili Fabiana Dadone ha più
volte specificato che il lavoro agile, applicato in emergenza nel corso del
lockdown per il Coronavirus, può diventare un’opportunità per rivoluzionare il
mondo del lavoro. Intanto nelle Commissioni Lavoro alla Camera dei
Deputati e al Senato, si sta lavorando per calendarizzare nelle rispettive Aule
un testo unitario in grado di raccogliere tutte le varie proposte di legge che
sono state presentate da parlamentari di diversi schieramenti di maggioranza
e opposizione. In questa pagina potete trovare il testo unitario in corso di
esame, su cui si attende una rapida calendarizzazione in Aula. Lo scopo è
superare l’attuale legge in vigore (Legge 22 maggio 2017, n.181).
Vi terremo aggiornati, come sempre, sulle evoluzioni. Continuate a seguirci
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RIFERIMENTI NORMATIVI E DI PRASSI
Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18 (Pdf 1 Mb) – Convertito con
modificazioni nella Legge 24 aprile 2020, n. 27 (Pdf 619 Kb)
Decreto Legge 23 luglio 2021, n. 105 (Pdf 132 Kb)
Decreto Legge 30 luglio 2020, n. 83 (Pdf 74 Kb)
Legge 22 maggio 2017, n.181 (Pdf 164 Kb)
Decreto Legge 22 aprile 2021, n. 52 (Pdf 96 Kb)
Decreto Legge 13 marzo 2021, n. 30 (Pdf 84 Kb)
Messaggio INPS 1667 del 23 aprile 2021 (Pdf 85 Kb)
Messaggio INPS 2842 del 6 agosto 2021 (Pdf 85 Kb)
Legge del 26 febbraio 2021, n. 21 (Pdf 243 Kb)
Decreto Legge 30 Aprile 2021, n. 56 (Pdf 80 Kb)
ALTRI AIUTI E AGGIORNAMENTI
Vi segnaliamo l’approfondimento sullo smart working nel settore privato
con il Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile e le nuove Linee
guida per il contratto di Smart Working nella Pubblica Amministrazione.