Assemblee in video conferenza per
l’approvazione dei bilanci: determinate le
clausole contenute nello statuto
Centralità della collegialità
Assemblee in video conferenza per
l’approvazione dei bilanci: determinate le
clausole contenute nello statuto
Centralità della collegialità
di Cinzia De Stefanis
Entro il termine ordinario del 30.04.2023 vanno approvati i bilanci relativi
all’esercizio 2022. Alla luce della proroga al 31 luglio 2023 delle assemblee in
video conferenza, (indipendentemente da quanto indicato nei relativi statuti)
contenuta nel decreto Mille proroghe 2023 è importante prendere in esame la
Massima n. 82/2022 del Consiglio Notarile di Firenze, Pistoia e Prato.
La massima, offre lo spunto pratico per gestire al meglio le assemblee
telematiche siano essere ibride o biunivoche. Di seguito, ne illustriamo i
contorni.
Proroga – Ricordiamo che Il DL Milleproroghe 2023 riapre, fino al 31 luglio
2023, il termine (di cui all’articolo 106, Dl 18/2020, convertito in legge
27/2020), scaduto il 31 luglio 2022, entro il quale si può approfittare delle
modalità “emergenziali” di svolgimento delle assemblee societarie (in quanto
introdotte nel corso dell’epidemia da Covid-19), vale a dire che fino all’ultimo
giorno del luglio 2023 possono essere «tenute»: le assemblee delle società di
capitali e delle cooperative imponendo ai partecipanti di intervenire mediante
audio-video conferenza.
Centralità allo statuto – Si legge, nel documento notarile che per una gestione
efficiente dell’assemblea la quale contempla l’intervento dei soci mediante
mezzi di telecomunicazione (sia essa c.d. ibrida o esclusivamente telematica)
c.d. biunivoci (collegamento bilaterale, a due vie) è opportuno che:
● lo statuto non si limiti ad una generica previsione al riguardo, ma
disciplini (anche mediante ricorso al regolamento assembleare) le
prerogative dell’organo amministrativo in merito alla scelta, da
esercitarsi in sede di convocazione, delle modalità di tenuta
dell’assemblea, precisando se essa sia discrezionale, subordinata al
ricorrere di certi presupposti, o vincolata, sia sull’an (assemblea
tradizionale, ibrida o esclusivamente telematica) sia sul quomodo (in
caso di assemblea ibrida o esclusivamente telematica, individuazione
della piattaforma utilizzabile e/o delle altre modalità tecniche);
● l’avviso di convocazione dia conto delle scelte effettuate dall’organo
amministrativo, anche precisando in modo puntuale la piattaforma di
collegamento da utilizzare; ciò peraltro non è un requisito di validità,
potendo quest’ultima essere fornita ai soci mediante una successiva
comunicazione (o, al ricorrere di certe condizioni, sul sito della società);
● lo statuto/il regolamento assembleare non rimetta al singolo socio la
scelta del mezzo di telecomunicazione utilizzabile, ma stabilisca che
essa è rimessa alla società, prevedendo, eventualmente, un
meccanismo di “recupero” dell’istanza partecipativa in caso di richieste
dei soci in situazione di emergenza; d) lo statuto/il regolamento
assembleare individui le soluzioni da adottare in caso di
malfunzionamento del collegamento, prevenendo così la possibilità di
impugnative.
Collegialità – Caratteristica comune di un’assemblea intesa come “collegiale”,
ossia rispettosa di tutti i requisiti che la dottrina tradizionale ascrive ai principi
della collegialità, sia essa esclusivamente telematica o ibrida, è quella di
fondarsi su di un collegamento biunivoco/bilaterale/a due vie.
I tratti salienti di tale modalità di collegamento postulano che tutti i
partecipanti:
● devono poter essere facilmente identificabili, meglio se in video,
soprattutto in contesti potenzialmente numerosi e di soggetti che
possono non conoscersi;
● devono poter interagire tra loro, potendo in tempo reale ascoltare il
dibattito, intervenire in esso, scambiare documenti – ricevendoli,
visionandoli e inviandoli – ed esprimere il voto.
Attenzione – Solo così si attua una piena collegialità, che rende la riunione
telematica in tutto e per tutto equiparabile alla riunione fisica tradizionale,
poiché il soggetto collegato da remoto può esercitare le stesse prerogative di
cui avrebbe goduto se fosse stato fisicamente presente; solo così si dà,
inoltre, piena attuazione ai principi di buona fede e parità di trattamento che la
dottrina individua come caratteristica saliente ed imprescindibile di ogni
collegamento da remoto, sin da quando alcuni decenni fa nacque il dibattito
sulla riunione a distanza del consiglio di amministrazione delle società.